Archives
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En vertu de l'article 15 de la Loi sur les archives, les organismes publics visés au paragraphe 1 ou 3 de l'annexe doivent, une fois par année, verser à BAnQ les documents inactifs dont le calendrier de conservation prévoit la conservation permanente. Au-delà du devoir imposé par la Loi sur les archives, ce versement est un geste fondamental dans la constitution de la mémoire institutionnelle de l'État québécois.
Cette procédure s’adresse au personnel responsable de la gestion de l’information dans les organismes publics. Elle détaille les rôles et les responsabilités de chaque intervenant ainsi que les étapes de préparation du versement. Cette procédure repose sur la collaboration entre l’organisme public et BAnQ.
Cette procédure s’adresse aux organismes publics qui souhaitent transférer leurs archives numériques par un protocole de transfert sécurisé.
L’outil transactionnel Advitam* est mis à la disposition des organismes publics centralisés afin de remplir les bordereaux de versement de leurs documents à conservation permanente. Pour obtenir votre compte utilisateur, veuillez remplir le formulaire.
Notez que le formulaire permet également de demander l’accès au système GALA, outil transactionnel d’approbation des calendriers de conservation. Pour plus d'information au sujet de GALA, vous pouvez consulter la page Soumission d’un calendrier de conservation.
Ce fichier doit être utilisé si vous travaillez avec un logiciel de gestion documentaire et souhaitez accéder à la fonctionnalité Importation XML d’Advitam. Le schéma XSD doit être fourni au service informatique de votre organisme, conjointement avec le fichier XML, afin d’être intégré dans votre logiciel. Ce fichier dicte les règles de grammaire du XML, il décrit la structure et le type de contenu d’un fichier XML. C’est par l’entremise de ce fichier qu’un système pourra établir qu’un fichier XML correspond à la structure de l’application qui reçoit l’information.
Ce fichier est conçu pour échanger des informations d’une application à une autre. Le fichier XML doit initialement être paramétré par votre équipe informatique avec le fichier XSD. Le fichier XML permettra l’importation des informations présentes dans votre système de GID. Ainsi, les différents systèmes de GID des organismes publics pourront communiquer « uniformément » avec le système Advitam de BAnQ.
Ces deux fichiers doivent être utilisés de pair. Ils seront mis à la disposition des organismes publics directement dans l’application Advitam. Vous pourrez vous référer à la capsule d'utilisation pour y accéder.
Cette capsule d’utilisation a comme objectif de présenter les étapes de création d’une demande de versement et de son transfert à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) à partir de l’application Advitam.
* Pour une expérience utilisateur optimale, BAnQ recommande fortement l’utilisation d’Advitam dans le navigateur Google Chrome.
