Archives
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En vertu de la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1), les organismes publics doivent établir, tenir à jour et soumettre à l'approbation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) leur calendrier de conservation.
Selon les catégories d'organismes précisées dans l'annexe de la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1), des modalités différentes s'appliquent pour la soumission du calendrier de conservation. Ainsi, les organismes visés au paragraphe 1 ou 3 de l'annexe doivent soumettre à l'approbation de BAnQ leur calendrier de conservation et chacune de leurs modifications, alors que les organismes visés au paragraphe 2 doivent transmettre à BAnQ une copie de leur calendrier de conservation et de chacune de leurs modifications à des fins d'information seulement. Finalement, les organismes visés aux paragraphes 4 à 7 de l'annexe doivent soumettre à l'approbation de BAnQ leur calendrier de conservation et toute modification relative à l'addition de nouveaux documents ou aux documents destinés à être conservés de manière permanente.
Selon les catégories d'organismes précisées dans l'annexe de la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1), une demande d'approbation peut être soumise à BAnQ de façon traditionnelle (par courrier ou par courriel) ou par le système GALA (Gestion de l'application de la Loi sur les archives), qui rend transactionnel le processus de création, de soumission, d'analyse et d'approbation des calendriers de conservation entre les organismes publics et BAnQ.
Les organismes visés au paragraphe 1 ou 3 de l'annexe doivent utiliser le système GALA pour soumettre une demande à BAnQ.
Les organismes visés aux paragraphes 4 à 7 de l'annexe peuvent soumettre une demande à BAnQ de façon traditionnelle (par courrier ou par courriel) ou par le système GALA. Un organisme qui transmet sa demande de façon traditionnelle doit l'envoyer au centre de BAnQ de sa région en y joignant le formulaire Établissement, modification du calendrier de conservation des documents d'un organisme public [Word - 68 Ko] dûment signé par la personne détenant la plus haute autorité ou par la personne désignée par celle-ci pour signer le calendrier de conservation. Une copie de la délégation, de la résolution ou du règlement qui précise la fonction de la personne autorisée à signer le calendrier doit également être transmise avec la demande d'approbation.
Tout organisme qui désire utiliser le système GALA doit préalablement avoir rempli un formulaire de demande d"accès.
Selon la catégorie d'organismes, utilisez l'un des formulaires suivants pour faire une demande de code d'accès.
Pour les organismes visés aux paragraphes 4 à 7 de l'annexe de la Loi sur les archives : GALA – Formulaire de demande d'accès [Word - 50 Ko]
Pour les ministères et organismes publics, les cours municipales et le Directeur de l'état civil, le formulaire permet également de demander l'accès au système Advitam, outil transactionnel mis à la disposition des organismes publics centralisés afin de remplir les bordereaux de versement de leurs documents à conservation permanente : Formulaire de demande d'accès GALA et Advitam [Word - 57 Ko]
Les formulaires remplis doivent être transmis à l'adresse gala@banq.qc.ca afin que les codes d'accès soient créés.
Ces capsules expliquent comment utiliser les différentes fonctionnalités de GALA. Elles sont disponibles en format imprimable (.pdf) ou en format PowerPoint (.ppsx). Vous devez télécharger/enregistrer le fichier .ppsx avant de l'ouvrir.
GALA - Guide d'utilisation [PDF - 1,8 Mo]
Ce document explique comment utiliser les différentes fonctionnalités de GALA.
GALA - Aide-mémoire pour la soumission d'une demande [PDF - 273 Ko]
Ce document explique les étapes à suivre pour faire une demande d'approbation à BAnQ avec GALA et s'adresse au responsable de la soumission de la demande.
GALA - Concordance avec le formulaire de règle de conservation [PDF - 51,8 Ko]
Ce document présente la concordance entre le formulaire Règle de conservation de GALA et une règle de conservation en format XML.
GALA - Règles format XSD [XSD - 4,72 Ko]
Ce fichier décrit la structure du document XML permettant d'importer des règles de conservation de votre logiciel de gestion documentaire vers GALA. C’est par l’entremise de ce fichier qu’un système pourra établir qu’un fichier XML correspond à la structure de l’application qui reçoit l’information.
Le schéma XSD doit être fourni au service informatique de votre organisme, conjointement avec le fichier XML.
GALA - Exemples de règles en XML [XML - 2,27 Ko]
Ce fichier est conçu pour échanger des informations d’une application à une autre. Le fichier XML doit initialement être paramétré par votre équipe informatique avec le fichier XSD. Le fichier XML permettra l’importation des informations. Il présente deux exemples de règles de conservation en format XML.
Pour plus d’informations sur les spécifications des fichiers, écrivez à support-gala@banq.qc.ca.
Recueils et guides
BANQ met à la disposition des organismes, divers recueils et guides pour les aider dans l'élaboration et la mise à jour de leur calendrier de conservation.
Délégation de signature - Organismes publics visés aux paragraphes 1 et 3 - Modèle [Word - 28 Ko]
BAnQ propose ce modèle de délégation de signature à titre indicatif. Tout organisme qui l'utilise doit l'ajuster à son contexte juridique et administratif.
Documents inactifs - Inscription au calendrier de conservation [PDF - 373 Ko]
Ce document présente les instructions de BAnQ quant aux modalités que doivent respecter les organismes publics pour obtenir l'autorisation de disposer de documents inactifs relatifs à des activités qui ont cessé d'exister et pour lesquels il n'existe aucune règle de conservation.
Établissement, modification du calendrier de conservation - Formulaire [Word - 68 Ko]
Ce formulaire doit être rempli par tout organisme qui soumet à BAnQ, de façon traditionnelle (par courrier ou par courriel), une demande d'approbation d'un calendrier de conservation ou de ses modifications.
Règle de conservation - Modèle de formulaire et instructions [Word - 442 Ko]
BAnQ propose ce formulaire afin d'aider les organismes publics à établir les règles de conservation en conformité avec les exigences de la Loi sur les archives (RLRQ, chapitre A-21.1) et du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l'élimination des archives publiques (RLRQ, chapitre A-21.1, r. 2).
Résolution - CA ou CE - 1 - Organismes publics visés aux paragraphes 1 et 3 - Modèle [Word - 30 Ko]
BAnQ propose ce modèle de résolution à titre indicatif. Tout organisme qui l'utilise doit l'ajuster à son contexte juridique et administratif.
Résolution - CA ou CE - 1 - Organismes publics visés aux paragraphes 4 à 7 - Modèle [Word - 30 Ko]
BAnQ propose ce modèle de résolution à titre indicatif. Tout organisme qui l'utilise doit l'ajuster à son contexte juridique et administratif.
