(Article 4, Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec, L.R.Q., c. B-1.2)
Haut Section I1 - Champ d’application
Le présent règlement s’applique à l’élection à la majorité des voix par leurs pairs des deux (2) usagers de Bibliothèque et Archives nationales du Québec (ci-après BAnQ), dont l’un doit être résident de la ville de Montréal. L’élection est tenue en vertu de l’article 4, paragraphe 3, de la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec.
Les pairs sont constitués de la liste des abonnés de BAnQ majeurs et résidents du Québec.
2 - Mode et lieu du scrutin
Le scrutin s’effectue par courrier électronique en utilisant le bulletin électronique disponible à cette fin sur le portail Internet de BAnQ.
Afin d’assurer une bonne représentation de l’ensemble des abonnés de BAnQ sur tout le territoire du Québec, deux décomptes des votes sont effectués : l’un pour les candidats résidents de la ville de Montréal, l’autre pour les candidats résidents de l’extérieur de la ville de Montréal.
Dans chacune des catégories, le candidat ayant obtenu le plus grand nombre de votes est déclaré élu, sous réserve du respect des conditions énoncées à la section II de ce règlement.
En l’absence de candidature conforme d’un abonné de l’extérieur de la ville de Montréal, seront élus les deux candidats résidents de la ville de Montréal ayant recueilli le plus grand nombre de voix.
En l’absence de candidature conforme d’un abonné de la ville de Montréal, un nouvel appel à candidatures est effectué.
Le lieu unique final de réception et de vérification de recevabilité des bulletins est la Grande Bibliothèque, sise au 475, boulevard De Maisonneuve Est, à Montréal.
3 - Présidente d’élection
La secrétaire générale de BAnQ agit à titre de présidente d’élection. En cas d’absence ou d’incapacité d’agir de celle-ci, la directrice des affaires juridiques agit en tant que présidente d’élection suppléante.
Les fonctions de la présidente d’élection sont notamment les suivantes :
La présidente d’élection n’a pas droit de vote lors de l’élection.
Le président-directeur général de BAnQ fournit à la présidente d’élection le soutien technique et administratif nécessaire à l’exercice de ses fonctions.
Haut Section II1 - Conditions d’éligibilité
Tout candidat doit être une personne physique, abonnée de BAnQ depuis au moins 30 jours à la date de publication de l’avis d’élection.
Tout candidat doit être majeur et résident du Québec.
Les employés de BAnQ ne peuvent se porter candidats à l’élection.
2 - Lieu de résidence
L’un des candidats doit être un résident de la ville de Montréal telle qu’elle est définie au moment du dépôt de la mise en candidature.
Haut Section III1 - Avis d'élection
Le président-directeur général de BAnQ donne avis de l’élection sur le portail Internet de BAnQ au plus tard quarante-cinq (45) jours avant la date de l’élection et indique les modalités de mise en candidature.
Le président-directeur général de BAnQ doit faire parvenir à la présidente d’élection une copie de l’avis d’élection au plus tard cinq (5) jours après l’avoir rendu public.
2 - Mise en candidature
Une candidature est proposée au moyen du bulletin assorti d’une fiche de présentation permettant au candidat d’exposer ses motivations, ainsi que d’une déclaration du candidat comportant notamment un engagement à se conformer au code d’éthique et de déontologie auquel les membres du conseil d’administration de BAnQ sont assujettis. Ces documents sont disponibles sur le portail Internet de BAnQ.
Le bulletin de mise en candidature et la fiche de présentation doivent être signés en original par le candidat et être remis à la présidente d’élection à la Grande Bibliothèque, sise au 475, boulevard De Maisonneuve Est, au plus tard trente (30) jours avant la date de l’élection, avant 17 h.
Au plus tard trois (3) jours après avoir reçu un bulletin de candidature, la présidente d’élection doit l’accepter ou le refuser et en informer par écrit la personne qui l’a déposé.
3 - Élection sans concurrent
Lors de la clôture de la période de mise en candidature, si le nombre de candidats est égal au nombre de postes à pourvoir et qu’au moins un candidat est résident de la ville de Montréal, la présidente d’élection déclare ces candidats élus. Elle remplit alors le certificat d’élection sans concurrent et en remet copie au président-directeur général de BAnQ.
Ce dernier doit afficher sur le portail Internet de BAnQ et dans au moins un endroit accessible au public dans la Grande Bibliothèque le nom des candidats ainsi élus.
En l’absence de candidat, ou si le nombre de candidats est inférieur au nombre de postes à pourvoir selon la répartition territoriale, la présidente d’élection reprend en totalité ou en partie la procédure d’élection.
4 - Avis de scrutin et liste des candidats
Lors de la clôture de la période de mise en candidature, s’il y a plus de candidats que le nombre de postes à pourvoir, la présidente d’élection dresse la liste des candidats et la transmet au président-directeur général de BAnQ dans un délai maximal de trois (3) jours.
Le président-directeur général doit afficher un avis de scrutin comprenant la liste des candidats et leur fiche de présentation dans un endroit accessible au public dans chacun des établissements de BAnQ.
Le président-directeur général communique cet avis aux divers réseaux existants de bibliothèques et d’archives au Québec, aux écoles de bibliothéconomie, ainsi qu’aux associations professionnelles de bibliothécaires, d’archivistes et de techniciens en documentation.
Le scrutin doit s’étendre sur six (6) jours, du mardi à 10 h au dimanche suivant à 17 h.
5 - Mécanisme permettant aux candidats de s’adresser aux abonnés de BAnQ
La présidente d’élection doit, entre la fin de la période de mise en candidature et le jour du scrutin, permettre aux candidats de s’adresser aux abonnés de BAnQ sur le portail Internet de BAnQ (messages, vidéos, etc.).
Toute publicité relative à un candidat est interdite à compter du premier jour du scrutin, à l’exception de l’affichage des fiches d’information.
6 - Exercice du droit de vote
Seuls les abonnés de BAnQ majeurs et résidents du Québec peuvent exercer le droit de vote.
Le vote s’exerce par voie électronique sur le portail Internet de BAnQ.
La présidente d’élection doit veiller à ce qu’une assistance soit apportée à une personne qui le demande pour l’exercice de son droit de vote.
La présidente d’élection doit s’assurer que le bulletin électronique soit accessible à toute personne handicapée pour lui permettre de voter sans assistance.
Le scrutateur appose électroniquement ou manuellement sur une copie, après réception du bulletin de vote, ses initiales à l’endroit réservé à cette fin.
7 - Dépouillement des votes, proclamation d’élection et publication des résultats
La présidente d’élection procède au dépouillement électronique des votes en présence du ou des scrutateurs.
Les candidats ou leur représentant dûment autorisé peuvent assister au dépouillement.
La présidente d’élection annule tout bulletin de vote qui :
La présidente d’élection annule un bulletin de vote en y apposant la mention « nul ».
La présidente d’élection doit transmettre sans délai le résultat du dépouillement des votes au président-directeur général de BAnQ.
La présidente d’élection déclare élu, dans le respect des modalités énoncées à l’article 2 de la section I, le candidat qui a obtenu le plus grand nombre de votes au regard du nombre de postes à pourvoir.
S’il survient une égalité de votes, la présidente d’élection procède à un tirage au sort entre les candidats ayant obtenu le même nombre de votes.
La présidente d’élection remplit le certificat d’élection et en transmet l’original au président-directeur général de BAnQ dans un délai maximal de cinq (5) jours suivant l’élection. Elle lui transmet également, dans le même délai, l’original du bulletin de candidature de chaque candidat élu.
Le président-directeur général de BAnQ affiche une copie du certificat d’élection dans un endroit accessible au public dans chacun des établissements de BAnQ et sur le portail Internet de BAnQ.
8 - Second dépouillement
À la demande d’un candidat, la présidente d’élection peut procéder à un second dépouillement, s’il est d’avis qu’une irrégularité a pu être commise.
La demande doit être faite par écrit et reçue par la présidente d’élection au plus tard cinq (5) jours après l’affichage du certificat d’élection.
La présidente d’élection doit procéder au second dépouillement dans les cinq (5) jours de la réception de la demande.
Les candidats peuvent y assister.
Haut Section IVLe mandat des deux (2) usagers de BAnQ élus au conseil d’administration de BAnQ est de trois (3) années et il peut être renouvelé une seule fois sur approbation du conseil d’administration.
Haut Section VLe présent règlement entre en vigueur dès son adoption par le conseil d’administration de BAnQ.
Approuvé par le conseil d’administration le 30 juin 2011
