Procédure d'intégration au site de Bibliothèque et Archives nationales du Québec de sites externes ou de contenus élaborés à l'externe

Préambule

BAnQ n'offre pas de service d'hébergement pour des sites externes. Toutefois, un organisme ou un individu répondant aux critères d'admissibilité suivants peut soumettre une demande d'intégration de site Internet ou de contenu au portail de BAnQ. Toute demande fait l'objet d'un processus d'évaluation par le sous-comité de gestion Internet pour recommandation au Comité directeur. Voir le point 4.4 de la Politique éditoriale pour les demandes de référencement (création d'un hyperlien à un site externe) uniquement.

Critères d'admissibilité

• être un organisme partenaire de BAnQ
  
  ou
• tout individu ou organisme publiant de l'information d'intérêt pour les clientèles desservies par BAnQ
  
  et dans tous les cas :

• diffuser un contenu correspondant aux collections, aux activités et aux services définis dans le cadre des orientations de développement de contenu en ligne de la Politique éditoriale.

HautCritères d'intégration

Chaque site ou contenu externe soumis pour intégration dans le portail de BAnQ doit être conforme aux grands principes de la politique éditoriale en vigueur.

De plus, BAnQ a le droit de refuser tout site ou contenu qui contrevient aux critères suivants :

• Ne doit contenir ni pornographie, ni contenu réservé aux adultes, ni textes ou images comportant de la violence gratuite, ni document à caractère diffamatoire, injurieux, discriminatoire ou haineux.

• Ne doit pas diffuser d'information à caractère illégal ou servir à la promotion d'activités illégales.

• Ne doit pas faire la promotion d'un service ou d'un bien dans un but commercial.

• Doit démontrer que l'information véhiculée est fiable et exacte. L'évaluation tiendra compte des éléments suivants :
  
  • La mention des sources de l'information diffusée
  • La cohérence de l'ensemble du contenu
  • La richesse ou l'exhaustivité de l'information
  • La lisibilité ou l'intelligibilité de l'information
  • La crédibilité de l'auteur
  • La coexistence de versions différentes de l'information diffusée (duplication)
  • La date de la dernière mise à jour globale et fréquence des mises à jour

• Doit être entièrement disponible en langue française. Sinon, une entente devra être négociée avec BAnQ pour la traduction des pages en français.

• Doit respecter les lois sur les droits d'auteur. Si une négociation en vue de l'obtention d'une licence de droit d'auteur est requise, la demande sera assujettie à la procédure officielle définie dans la Politique administrative visant le respect du droit d'auteur au sein de Bibliothèque et Archives nationales du Québec.

BAnQ peut aussi prendre en compte les critères additionnels suivants avant d'accepter ou de rejeter un site ou un contenu élaboré à l'externe:

• l'ampleur du site ou du contenu
• le(s) public(s)-cible(s)
• la charte graphique (modalités d'adaptation, qualité des illustrations)
• les aspects techniques :
  
  • format des documents
  • rapidité de téléchargement
  • bases de données (importation, conversion, etc.)
  • programmes et scripts (langages supportés)
  • traitement des images
  • conformité aux normes d'accessibilité du WAI (adaptation)
  • conformité aux normes gouvernementales (adaptation)
  • facilité d'impression

• tout autre critère applicable à une situation particulière.

BAnQ se réserve le droit de revoir le visuel, notamment pour l'ajustement au Programme d'identification visuelle du gouvernement du Québec, ainsi que les aspects techniques ou technologiques suite à l'acceptation d'une demande.

BAnQ n'est pas tenue de diffuser le site entier mais peut choisir parmi les contenus disponibles.

Il faut noter que chaque demande reçue est traitée comme un cas d'espèce qui devra être évalué en fonction du contexte et des spécificités du site. L'admissibilité et la conformité d'un site (ou contenu) aux critères d'intégration n'entraînent pas automatiquement l'acceptation de la demande. BAnQ aura toujours la possibilité de refuser une demande dont le contenu ne serait pas souhaitable.

HautFormalités de demande d'intégration

Le requérant devra déposer une demande officielle auprès du Secrétariat général de BAnQ. Le dossier de présentation devra comprendre les éléments suivants :

• Coordonnées (titre, sujet, adresse Internet, auteur(s), collaborateurs et partenaires)
• Objet et raisons de la demande
• Description du contenu
• Fiche technique (technologies utilisées, format des fichiers, etc.)
• Mode d'emploi (s'il y a lieu)
• Bref CV de l'auteur
• Historique du site
• Fréquence et date de la dernière mise à jour
• Sources d'information ou bibliographie
• Mention des droits d'auteur

HautConditions reliées à l'acception d'une demande

Sur acceptation de sa demande, le requérant cèdera à BAnQ les droits d'auteur sur la réalisation des pages du site (ou de contenu) reformatées pour le portail de BAnQ. La gestion et la diffusion du site (ou contenu) seront confiées exclusivement à BAnQ.

Le sous-comité de gestion Internet pourra exercer ses prérogatives éditoriales quant à la façon dont sera intégré le site (ou le contenu) du requérant, incluant le choix de la section du portail auquel il sera rattaché, la réorganisation du contenu en vue de l'intégration ainsi que la quantité et la profondeur des liens internes qui seront ajoutés au portail.

Dans le cas où le requérant souhaiterait assurer la mise à jour des données publiées suite à l'intégration, une entente devra être conclue avec BAnQ. Le requérant aura l'obligation de se conformer en tous points à la politique éditoriale de BAnQ ainsi qu'aux conditions stipulées dans la lettre d'entente.

BAnQ se réserve en tout temps le droit d'apporter des modifications au site (ou contenu) intégré selon l'évolution des orientations du portail.

HautModalités de durée d'intégration

L'intégration est valable pour une durée minimale de 12 mois, renouvelable selon les termes et conditions convenues. BAnQ se réserve la faculté de mettre fin à l'intégration du site (ou contenu) en cas de force majeure ou de matière contentieuse, auquel cas le requérant sera prévenu dans les 3 mois précédant l'expiration.

HautÉvaluation périodique

Le site (ou contenu) intégré sera soumis au même titre que l'ensemble du portail de BAnQ au processus de révision bi-annuelle des contenus. Voir le point 2.7 de la Politique éditoriale. La personne mandatée pour la mise à jour des contenus du site (ou contenu) intégré devra rendre compte au sous-comité de gestion Internet de la fiabilité des informations diffusées.

HautContribution financière

L'intégration pourra selon le contexte et la nature des contenus être assujettie à une contribution financière du requérant.

HautResponsabilités administratives

La gestion des demandes d'intégration est assurée principalement par le sous-comité de gestion du site Internet.

Les demandes doivent être reçues officiellement par le Secrétariat général, qui achemine pour évaluation au sous-comité les formulaires et les dossiers soumis. Le sous-comité peut, dans le cadre du processus d'évaluation, faire appel à l'expertise de spécialistes (à l'interne ou au besoin à l'externe).

Suite à l'évaluation, le sous-comité émet une recommandation pour approbation par le Comité directeur. Dans le cas d'une décision favorable, le sous-comité voit à ce que la Direction générale des technologies de l'information procède à l'intégration du site (ou contenu) selon les termes et conditions convenus.

Enfin le sous-comité est responsable d'assurer le suivi pour l'évaluation continue du site (ou contenu) suite à l'intégration.