PRÉAMBULEForte de sa mission d’acquérir, de conserver et de diffuser le patrimoine documentaire québécois ou relatif au Québec, Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) se dote d’une politique linguistique privilégiant l’emploi et la qualité du français et visant à assurer la primauté du français dans ses activités.
BAnQ accorde une attention constante à la qualité de la langue française et se dote des outils utiles à la promotion d’un français de qualité. Elle veille notamment, comme le prévoit la Charte de la langue française (L.R.Q., c. C-11), à utiliser les termes et les expressions normalisés par l’Office québécois de la langue française.
SECTION I – CADRE JURIDIQUE ET ADMINISTRATIFLa présente politique linguistique de BAnQ est élaborée en conformité avec la Charte de la langue française et avec la Politique gouvernementale relative à l’emploi et à la qualité de la langue française dans l’Administration, adoptée par le Conseil des ministres en mars 2011.
SECTION II – DÉFINITIONS« Communications » : toute action servant à établir une relation entre au moins deux personnes.
« Communications écrites » : toute correspondance, tout texte ou document adressé à un destinataire en particulier (ex. : personne physique, personne morale, autre gouvernement).
« Textes et documents » : documents qui ne varient pas selon le destinataire (ex. : rapport annuel, avis juridique, recherche, statistiques, document de travail).
« Membre du personnel de BAnQ » : tout membre du personnel de BAnQ, incluant les gestionnaires et le personnel syndiqué et non syndiqué salarié du gouvernement du Québec, et toute personne liée à BAnQ en vertu d’un contrat.
SECTION III – DÉNOMINATION DE BAnQBAnQ, ses services et ses unités administratives ne sont désignés que par leur dénomination française.
Cette règle s’applique aux :
À l’étranger, BAnQ est désignée par sa dénomination française. Toutefois, pour des activités qui se déroulent à l’extérieur du Québec, lorsque les usages internationaux l’exigent, une autre langue peut aussi être utilisée pour la dénomination de BAnQ, de ses services ou de ses unités administratives, pourvu que le français demeure prioritaire.
SECTION IV – COMMUNICATIONSQuand un membre du personnel de BAnQ a l’initiative de la communication, il utilise le français pour s’adresser à son interlocuteur, au téléphone ou en personne. Il peut toutefois, s’il en a la capacité, employer une autre langue si cet interlocuteur ne comprend pas le français et lui demande de poursuivre l’échange dans une autre langue.
Quand un membre du personnel de BAnQ répond à un interlocuteur qui s’est adressé à lui dans une langue autre que le français, il vérifie si cet interlocuteur parle ou comprend le français et, le cas échéant, poursuit l’échange en français; si l’interlocuteur n’est pas un représentant d’un organisme de l’Administration ou d’une entreprise établie au Québec, et qu’il ne connaît pas le français, le membre du personnel peut poursuivre l’échange dans une autre langue, s’il en a la capacité.
Dans les réunions avec des représentants d’une entreprise ou d’un organisme non gouvernemental établi au Québec, le membre du personnel de BAnQ s’exprime exclusivement en français. Il peut cependant s’exprimer dans une autre langue lorsque des intervenants de l’extérieur du Québec participent également à la réunion.
À l’extérieur du Québec, la langue de contact avec un interlocuteur est le français, et peut être une autre langue si l’interlocuteur n’est pas un représentant d’une entreprise établie au Québec, ni un représentant d’une administration publique ou d’une organisation internationale qui a le français comme langue officielle ou langue de travail. Le personnel de BAnQ ne doit pas présumer qu’un public de l’extérieur du Québec ne connaît pas le français et que l’interlocuteur qui ne maîtrise pas cette langue connaît l’anglais.
Le membre du personnel de BAnQ s’exprime en français lors d’une réunion tenue avec des représentants d’un autre gouvernement qui a le français comme langue officielle , ou avec des organisations internationales qui ont le français comme langue officielle ou comme langue de travail. En l’absence d’un service d’interprétation simultanée en français, le membre du personnel peut s’exprimer dans une autre langue s’il s’agit d’une réunion tenue avec des représentants d’un autre gouvernement ou d’une organisation internationale qui ne répond pas à ce critère.
Les allocutions et conférences prononcées par un membre du personnel de BAnQ le sont en français.
Toutefois, dans le cadre d’activités où il n’y a pas de services d’interprétation et où le français n’est pas la langue de l’activité, les allocutions et conférences peuvent être prononcées dans une langue autre que le français. Le conférencier doit pour ce faire obtenir au préalable l’autorisation du président-directeur général de BAnQ, lequel peut déléguer son pouvoir d’autorisation.
Dans le cas d’un système interactif de réponse vocale, le message d’accueil doit être en français. Il peut aussi être enregistré en d’autres langues que le français. L’aiguillage vers l’une ou l’autre de ces langues doit faire l’objet d’un choix explicite du correspondant, alors que les messages en français sont disponibles par défaut. Le message d’accueil en français doit être énoncé au complet, y compris le renvoi au menu technique, avant que ne soit donné l’accès à un message dans une autre langue.
Les messages des boîtes vocales sont exclusivement en français.
4.2.1 Communications écrites avec les personnes physiques
Toute communication écrite envoyée à une personne physique au Québec à l’initiative d’un membre du personnel de BAnQ doit être faite en français, sauf si la personne a demandé de recevoir sa correspondance en anglais.
Toute communication écrite envoyée à une personne physique à l’extérieur du Québec à l’initiative d’un membre du personnel de BAnQ doit être faite en français si le destinataire habite l’un ou l’autre des pays de la Francophonie.
Si le destinataire habite ailleurs, le membre du personnel utilise le français ou une autre langue si le destinataire en fait la demande.
4.2.2 Communications écrites avec les personnes morales, les entreprises et les organisations non gouvernementales
Toute communication écrite d’un membre du personnel de BAnQ avec une personne morale, une entreprise ou une organisation non gouvernementale établie au Québec doit être faite en français.
Les communications écrites adressées à une personne morale, à une société ou à une entreprise dont le siège est à l’extérieur du Québec, et qui possède au Québec un établissement, une filiale ou une division, sont en français.
Toute communication écrite d’un membre du personnel de BAnQ avec une personne morale ou une entreprise établie à l’extérieur du Québec et n’ayant pas d’établissement au Québec peut être faite en français seulement, à la fois en français et dans une autre langue, ou uniquement dans une autre langue, selon ce qui est le plus approprié. Si elle est accompagnée d’une version dans une autre langue, cette version est présentée sur papier sans en-tête et sans signature, avec la mention Traduction dans la langue visée.
4.2.3 Communications écrites avec les autres gouvernements et les organisations internationales
Toute communication écrite d’un membre du personnel de BAnQ avec le gouvernement fédéral ou le gouvernement d’une province qui a le français comme langue officielle doit être faite exclusivement en français.
Les communications écrites adressées aux gouvernements provinciaux qui n’ont pas le français comme langue officielle sont en français, mais elles peuvent être accompagnées d’une version en anglais sur papier sans en-tête et sans signature, avec la mention Traduction dans la langue visée.
Les ententes avec le gouvernement fédéral ou le gouvernement d’une province qui a le français comme langue officielle sont conclues en français. Elles peuvent être conclues à la fois en français et dans d’autres langues avec un ou plusieurs gouvernements dont l’un n’a pas le français comme langue officielle, les diverses versions faisant foi.
Toute communication écrite avec un gouvernement étranger ou encore avec une organisation internationale doit être faite en français. Elle peut être accompagnée d’une version dans une autre langue, sur papier sans en-tête et sans signature, avec la mention Traduction dans la langue visée, lorsqu’elle est adressée à un pays, à un gouvernement ou à une organisation internationale qui n’a pas le français comme langue officielle ou comme langue de travail. Cette règle s’applique sous réserve des usages internationaux en vigueur.
Lorsqu’elle est transmise par courriel, la traduction d’une communication est jointe dans un fichier distinct et portant la mention Traduction dans la langue visée.
4.2.4 Communications écrites avec les ministères et les autres organismes de l’Administration
Toute communication écrite avec un ministère ou un autre organisme de l’Administration (municipalité, établissement d’enseignement, établissement de santé ou de services sociaux, etc.) doit être faite uniquement en français.
Seule la dénomination française d’un ministère, d’un organisme ou d’une entreprise du gouvernement ou d’une association ou société rattachée au gouvernement du Québec figure dans les contrats, répertoires et documents officiels établis par BAnQ.
4.2.5 Communications écrites au sein de BAnQ
Toute communication écrite d’un membre du personnel de BAnQ avec un destinataire également membre du personnel de BAnQ doit être faite en français.
SECTION V – AFFICHAGE, DOCUMENTS, CONTRATS ET OUTILS DE TRAVAILDe façon générale, BAnQ emploie exclusivement le français dans son affichage, ses documents, contrats et outils de travail.
Tous les documents de BAnQ sont produits en français.
Les documents de BAnQ destinés au Québec peuvent être traduits dans l’une ou plusieurs des langues autorisées aux fins de traduction s’ils répondent aux critères d’admissibilité établis par le président-directeur général.
Seul l’original français d’un document d’information fait l’objet d’une diffusion par envoi anonyme, par publipostage ou par réponse électronique automatisée. À la demande d’une personne physique, une version dans une autre langue peut lui être transmise.
Lorsqu’elle commandite une exposition, une foire ou une autre activité organisée avec ou sans son concours ou lorsqu’elle y participe, BAnQ s’assure que l’information la concernant est offerte en français ou au moins en français lorsque l’activité se déroule dans une langue autre que le français.
Tous les formulaires, certificats, attestations et autres documents de même nature émis par BAnQ sont rédigés en français et ne peuvent être traduits.
Les cartes professionnelles du personnel de BAnQ sont en français. Toutefois, dans le cas d’activités à l’extérieur du Québec, elles peuvent être en français d’un côté et dans une autre langue de l’autre côté, dans le respect des dispositions de la Charte de la langue française concernant les noms choisis et approuvés par la Commission de toponymie.
Lorsqu’il existe une version française du nom d’une entreprise, seule celle-ci figure dans les répertoires et dans les documents délivrés par BAnQ.
L’affichage produit ou commandé par BAnQ est rédigé uniquement en français, sauf lorsque la santé ou la sécurité publique exigent l’utilisation d’une autre langue. Toutefois, le texte en français peut toujours être complété ou remplacé par un pictogramme.
Après autorisation du président-directeur général, les documents de BAnQ destinés à l’extérieur du Québec peuvent être traduits dans l’une ou plusieurs des langues autorisées aux fins de traduction. Ils peuvent être rédigés uniquement dans une autre langue s’ils sont produits spécifiquement pour l’étranger. Les versions traduites sont publiées distinctement de la version française et portent la mention Texte original en français dans la langue visée.
Tous les contrats conclus par BAnQ et dont l’exécution a pour objet la production d’un bien ou la prestation d’un service contiennent des dispositions obligeant la partie contractante à fournir ce bien ou ce service en conformité avec cette politique. Cette clause figure également dans les appels d’offres et les bons de commande.
Tous les appels d’offres et tous les contrats conclus par BAnQ au Québec, y compris ceux s’y rattachant en sous-traitance, sont rédigés en français.
Tous les documents faisant partie d’un dossier établi en vue de l’obtention d’une aide financière, d’une subvention, d’un contrat, d’un permis ou d’une autorisation de BAnQ sont également rédigés en français.
Un contrat conclu avec une entreprise dont le siège est à l’extérieur du Québec et qui possède au Québec un établissement, une filiale ou une division est en français. S’il est destiné au siège de l’entreprise, le texte français peut être accompagné d’une version dans une autre langue, les deux versions faisant foi.
Un contrat conclu avec une entreprise qui n’a pas d’établissement au Québec peut être rédigé en français seulement, ou à la fois en français et dans une autre langue, s’il est signé au Québec. S’il est conclu à l’extérieur du Québec, il peut être rédigé dans une autre langue que le français, à la demande du cocontractant.
BAnQ n’accorde ni contrat, ni subvention, ni avantage, quelle qu’en soit la valeur, à une entreprise assujettie aux articles 135 à 154 de la Charte, si cette entreprise ne possède pas d’attestation d’inscription, ou si elle n’a pas fourni, dans le délai prescrit, l’analyse de sa situation linguistique, ou si elle n’a pas d’attestation d’application de programme ni de certificat de francisation, ou si son nom figure sur la Liste des entreprises non conformes au processus de francisation publiée sur le site Web de l’Office québécois de la langue française. Les documents remis à ces fins à l’entreprise, notamment l’appel d’offres, font mention de cette exigence.
BAnQ requiert des personnes morales et des entreprises que toutes les étapes du processus d’acquisition soient en français. Les documents d’acquisition et ceux qui accompagnent les biens et services, ainsi que les inscriptions sur le produit acquis, sur son contenant et sur son emballage, sont en français. De plus, lorsque l’emploi d’un produit ou d’un appareil nécessite l’usage d’une langue, celle-ci doit être le français.
Dans un contrat d’aide financière conclu avec une personne morale ou une entreprise, BAnQ stipule que l’affichage public et la publicité commerciale liés à sa réalisation respectent les prescriptions de la Charte et la réglementation en vigueur.
Tout rapport produit dans l’exécution d’un contrat doit être fourni en français.
Les communiqués destinés aux médias sont rédigés en français, mais ils peuvent, à l’occasion, être accompagnés d’une traduction dans la langue d’un média diffusant dans une langue autre que le français ou, pour les médias diffusant dans plusieurs autres langues que le français, dans la langue du public concerné.
Les entrevues accordées à la presse électronique peuvent se dérouler dans la langue de diffusion du média en s’assurant que l’information communiquée soit rendue disponible en français, par exemple sur le site Web de BAnQ.
Les messages publicitaires destinés aux médias sont rédigés en français, mais ils peuvent paraître concurremment dans la langue d’un média diffusant dans une langue autre que le français ou, pour les médias diffusant dans plusieurs autres langues que le français, dans la langue du public concerné.
Lorsque le texte d’un volume, d’une brochure ou d’un autre imprimé relié est traduit dans une langue autre que le français en vertu de la présente politique, la version traduite fait l’objet d’une publication distincte de la version française.
Le président-directeur général de BAnQ établit ou revoit au moins tous les cinq ans la liste des langues autorisées aux fins de traduction des documents destinés à l’extérieur du Québec (voir Annexe I, section 1, pour la liste des langues autorisées pour la traduction des documents destinés à l’extérieur du Québec).
Le président-directeur général de BAnQ établit ou revoit tous les cinq ans les critères auxquels doivent répondre les documents destinés au Québec qui peuvent être traduits en d’autres langues que le français en vertu de la présente politique (voir Annexe I, section 2, pour la liste des critères d’admissibilité à la traduction des documents destinés au Québec).
Il établit et revoit en même temps la liste des langues autorisées aux fins de traduction de ces documents (voir Annexe I, section 3, pour la liste des langues autorisées pour la traduction des documents destinés au Québec).
Les inscriptions sur les appareils, les messages qu’ils affichent, les modes d’installation et d’emploi ainsi que les manuels d’utilisation et de formation accompagnant différents produits mis à la disposition des membres du personnel de BAnQ sont disponibles en français.
Le service responsable des approvisionnements voit à ce que l’article précédent soit respecté pour tous les achats effectués pour le compte de BAnQ et doit prendre les mesures prévues à l’annexe II de la présente politique pour corriger toute irrégularité quant à son application.
Les documents sur support électronique de BAnQ sont produits en français.
Le site Web de BAnQ est en français et la page d’accueil est offerte par défaut dans cette langue. Sur le Web, BAnQ peut également utiliser d’autres langues que le français. Toutefois, la version des textes dans une autre langue que le français doit être accessible dans une section distincte qui évite de reproduire l’ensemble de l’information en français, à moins que cela ne soit requis et qu’une autorisation ne soit donnée à cette fin par le président-directeur général.
BAnQ met à la disposition des membres du personnel appelés à en faire usage des outils informatiques et bureautiques, y compris de l’équipement (ordinateurs et périphériques) et des logiciels, capables de traiter et de générer l’information en français, notamment quant au respect des signes diacritiques, à l’usage normalisé des majuscules accentuées et à la commutation bidirectionnelle des caractères entre bas et haut de casse.
Les logiciels mis à la disposition des membres du personnel de BAnQ doivent pouvoir accomplir les fonctions de tri et de transfert d’informations en respectant les règles de classification courantes en français.
Des outils informatiques d’aide à la rédaction (dictionnaires, conjugueurs et correcteurs) et à la qualité du français sont mis à la disposition des membres du personnel responsables de rédiger des documents en français, sous réserve des budgets disponibles.
Les unités administratives de BAnQ prennent toujours en considération la volonté de BAnQ de développer des systèmes informatiques en français, même si les contraintes imposées par les développements de la technologie et par la disponibilité des produits informatiques fonctionnant en français restreignent la marge de manœuvre de l’institution.
Pour atteindre cet objectif :
À partir du moment où il existe une version française d’un outil informatique avec des caractéristiques techniques équivalentes à celles de l’outil en anglais, cet outil est considéré comme étant disponible en français.
Advenant le cas où un logiciel ou un autre outil informatique dont a besoin BAnQ n’est pas offert en version française, BAnQ veille à le signaler au Conseil du trésor et à l’Office québécois de la langue française.
BAnQ accorde une attention constante à la qualité de la langue française. Elle a adopté une procédure concernant la qualité linguistique des documents de BAnQ qui s’inscrit dans le cadre de la présente politique.
BAnQ voit à promouvoir un français de qualité dans les communications de tous ordres et veille notamment à utiliser les termes et expressions recommandés et normalisés par l’Office québécois de la langue française.
BAnQ met également des outils linguistiques à la disposition de tous les membres du personnel, en particulier ceux affectés à des travaux de rédaction et de révision.
Enfin, BAnQ tient compte des avis de la Commission de toponymie du Québec portant sur les odonymes et les toponymes de façon à utiliser les formes correctes, entre autres, dans l’adressage.
Conformément à la procédure en vigueur, les documents destinés à la publication doivent faire l’objet d’une révision linguistique.
S’il s’agit d’un document produit à l’extérieur pour le compte de BAnQ, l’appel d’offres, le cas échéant, ainsi que le contrat prévoient une clause précisant qu’une révision linguistique de qualité doit être exécutée à la charge du rédacteur.
S’il s’agit d’un document produit à l'interne, mais destiné à une diffusion externe à BAnQ (textes pour le portail ou pour des expositions, brochures, etc.), cette révision est exécutée par la Direction des communications et des relations publiques de BAnQ ou par un réviseur interne ou externe désigné par cette direction.
S’il s’agit d’un document produit à l’interne et destiné à une diffusion interne, cette révision est assurée par l’unité administrative qui le produit ou par la Direction des communications et des relations publiques, conformément à la Procédure concernant la qualité linguistique des documents de BAnQ.
SECTION VI – LANGUE DE TRAVAILUne personne ne peut devenir un membre du personnel de BAnQ si elle n’a pas une connaissance suffisante du français pour remplir la fonction pour laquelle elle postule. Elle doit également être capable de comprendre les communications administratives destinées aux membres du personnel et d’y répondre dans la langue officielle.
La connaissance d’une langue autre que le français ne peut être exigée pour l’accès à un poste à moins que l’accomplissement de la tâche exécutée à ce poste ne commande la connaissance de cette langue.
SECTION VII – MISE EN ŒUVRE
SECTION VIII - DURÉELa présente politique a une durée de cinq (5) ans à partir de la date de son entrée en vigueur.
SECTION IX – ENTRÉE EN VIGUEURLa présente politique entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d’administration de BAnQ après que cette dernière a obtenu l’avis de l’Office québécois de la langue française.
ANNEXE I Traduction des documentsConformément à l’article 5.6 de la Politique linguistique de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, les langues retenues et autorisées par le président-directeur général de BAnQ en ce qui concerne la traduction des documents d’information générale de BAnQ destinés à l’étranger sont les suivantes : l’anglais et l’espagnol.
Conformément à l’article 5.6 de la Politique linguistique de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, le président-directeur général détermine les critères suivants, retenus afin d’autoriser la traduction, dans une langue autre que le français, des documents de BAnQ destinés au Québec :
Pour être admissible à la traduction dans une langue autre que le français, le document doit satisfaire, de façon concurrente, aux trois premiers critères, le critère de temps ne s’appliquant qu’aux documents destinés aux nouveaux arrivants.
Conformément à l’article 5.6 de la Politique linguistique de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, les langues retenues et autorisées par le président-directeur général en vue de la traduction des documents d’information générale, d’accueil et de circulation et de tout autre document de BAnQ destiné au Québec correspondent à la liste suivante : allemand, anglais, arabe, chinois, créole haïtien, espagnol, grec, inuktitut, italien, mohawk, portugais, roumain, russe et vietnamien.
Dans le cas où la traduction d’un document est permise, la version dans une autre langue est présentée sur un support distinct et la mention Texte original en français dans la langue visée y est ajoutée.
ANNEXE II Politique d’achat gouvernementaleToute inscription sur le produit lui-même, sur son contenant ou sur son emballage doit être en français et toute inscription qui figure dans une autre langue doit être en français et présentée de façon au moins équivalente.
Toute documentation accompagnant le produit, y compris le mode d’emploi ou d’utilisation, doit être en français.
Les instructions de montage, le cas échéant, le certificat de garantie et tout autre document similaire doivent être en français.
En cas de défaut, Bibliothèque et Archives nationales du Québec se réserve le droit de résoudre le contrat, auquel cas le vendeur supporte seul les frais de restitution du bien, ainsi que le droit de différer une partie ou la totalité du paiement jusqu’à la correction du défaut.
Malgré ce qui précède, Bibliothèque et Archives nationales du Québec se réserve tout autre recours de nature civile ou pénale contre le fournisseur, le fabricant ou l’expéditeur.
Pour résoudre le contrat, Bibliothèque et Archives nationales du Québec doit transmettre un avis de résolution au vendeur, qui aura 30 jours ouvrables pour remédier au défaut énoncé dans l’avis et pour en informer l’acquéreur, à défaut de quoi le contrat est alors automatiquement résolu à compter de la réception de cet avis, sans compensation ni indemnité pour quelque cause ou raison que ce soit.
Mise en garde
L’exercice du droit de résoudre le contrat et du droit de refuser le paiement est assujetti à la présence d’une inexécution substantielle de la part du vendeur.
