Politique de numérisation
Table des matières
- Cadre juridique et administratif
- Objectifs
- Champs d'application
- Orientations et principes
- Responsabilités
- Mise à jour de la politique
- Approbation et mise en œuvre
Haut1. Cadre juridique et administratif
La Politique de numérisation s’inscrit dans la mise en œuvre des mandats énoncés dans la Loi sur Bibliothèque et Archives nationales du Québec (L.R.Q., c. B-1.2), ci-après « BAnQ » :
« Bibliothèque et Archives nationales a pour mission de rassembler, de conserver de manière permanente et de diffuser le patrimoine documentaire québécois et tout document publié qui s'y rattache et qui présente un intérêt culturel, de même que tout document relatif au Québec et publié à l’extérieur du Québec » (article 14, premier paragraphe).
« Il a également pour mission d’offrir un accès démocratique au patrimoine documentaire constitué par ses collections, à la culture et au savoir et d’agir, à cet égard, comme catalyseur auprès des institutions documentaires québécoises, contribuant ainsi à l’épanouissement des citoyens » (article 14, deuxième paragraphe).
« Bibliothèque et Archives nationales a également pour mission d'encadrer, de soutenir et de conseiller les organismes publics en matière de gestion de leurs documents, d'assurer la conservation d'archives publiques, d'en faciliter l'accès et d'en favoriser la diffusion. Il est aussi chargé de promouvoir la conservation et l'accessibilité des archives privées » (article 15.1, premier paragraphe).
« Pour la réalisation de sa mission, Bibliothèque et Archives nationales peut notamment :
faciliter l’accès à ses collections à l’ensemble du territoire québécois à l’aide notamment des supports informatiques (article 15.2);
conserver de manière permanente un exemplaire des documents publiés au Québec de préférence dans leur forme originale, sinon sur un support issu des nouvelles technologies de conservation » (article 15.2.1).
La Politique de numérisation s’inscrit également dans la mise en œuvre des orientations et actions gouvernementales découlant de la Loi sur le développement durable du Québec.
Haut2. Objectifs
La Politique de numérisation vise à :
- énoncer les principes et les orientations régissant la numérisation des collections patrimoniales documentaires publiées et archivistiques;
- préciser les modalités de réalisation de la numérisation, de la sélection des documents jusqu’à leur diffusion et leur conservation sous forme numérique;
- définir les responsabilités du personnel en matière de numérisation.
Haut3. Champs d'application
La Politique de numérisation porte sur tous les documents patrimoniaux québécois ou relatifs au Québec publiés et archivistiques des collections de BAnQ créés dans une forme non numérique (ex. : imprimés, manuscrits, photographies, dessins, enregistrements sonores et vidéos, microformes).
La Politique de numérisation ne porte pas sur les documents nés numériques (ex. : fichiers et logiciels, pages Web, livres numériques, enregistrements sonores et vidéos numériques).
Pour les besoins de la politique, la « numérisation » n’est pas limitée à l’action de convertir un document analogue dans une forme numérique, mais comprend également toutes les activités pouvant amener la mise en ligne d’une copie numérique accessible. Plusieurs unités administratives de BAnQ peuvent être appelées à participer à ces activités, qui incluent notamment :
- la sélection des documents originaux;
- la création de métadonnées;
- la conversion numérique;
- les opérations de postnumérisation;
- la mise en ligne des documents numérisés.
Haut4. Orientations et principes
4.1 Orientations générales
La numérisation contribue au développement de l’offre de documents numériques accessibles sur le portail de BAnQ. Les collections numérisées :
- sont représentatives des collections patrimoniales de BAnQ;
- sont de grande qualité et bien équilibrées conformément aux missions et objectifs de BAnQ;
- sont diffusées dans le respect des droits d’auteur consentis à BAnQ;
- contribuent au rayonnement de la culture québécoise à l’échelle nationale et internationale et visent une appropriation plus marquée du patrimoine documentaire québécois par les citoyens.
La numérisation contribue à la réalisation de trois grands mandats de BAnQ : la conservation, la diffusion et la mise en valeur de l’ensemble des collections patrimoniales documentaires publiées et archivistiques.
- Conservation : garantir aux générations présentes et futures l’accès au contenu des documents rares, uniques, précieux, dont le support original est fragile, détérioré, en processus de détérioration, désuet ou en voie de le devenir ou fait appel à une technique non disponible ou en voie de le devenir. Dans ce cas, la création et la conservation d’une copie numérique intégrale et fidèle au document original permettent de limiter la manipulation des documents originaux.
- Diffusion : améliorer la visibilité, l’accessibilité et l’utilisation des collections patrimoniales de BAnQ pour tous les Québécois de manière équitable. Cela s’applique notamment aux documents ne pouvant plus être consultés dans leur format original. La numérisation permet aux usagers d’utiliser et de réutiliser les documents des collections patrimoniales à des fins de recherche, d’étude, de loisirs, de création ou à d’autres fins pour créer du nouveau contenu de manière innovante, et ce, dans le respect des droits d’auteur consentis à BAnQ.
- Mise en valeur : assurer un repérage et une appropriation cohérents et efficaces des contenus numérisés, par différents moyens, par exemple dans une interface de valorisation, un parcours thématique ou une exposition virtuelle.
4.2 Orientations spécifiques
Certaines collections reçues à BAnQ sont soumises à un comité d'acquisition consultatif qui est composé de membres externes, reconnus dans leur domaine respectif pour leur compétence et leur expérience.
- Estampes : les membres du comité d'acquisition des estampes ont pour mandat d'examiner les estampes reçues en dépôt légal et de formuler des recommandations quant à l'acquisition par achat d'un deuxième exemplaire. Les membres ont aussi le mandat d'évaluer le coût d'acquisition de chacune des œuvres à la lumière du prix demandé par les artistes ou par les éditeurs et de la valeur relative du marché.
- Livres d'artistes : les membres du comité d'acquisition des livres d'artistes ont pour mandat d'examiner les livres d'artistes reçus en dépôt légal et de formuler des recommandations quant à l'acquisition par achat d'un deuxième exemplaire. Les membres ont aussi le mandat d'évaluer le coût d'acquisition de chacune des œuvres à la lumière du prix demandé par les artistes ou par les éditeurs et de la valeur relative du marché.
- Reliures d'art : les membres du comité d'acquisition des reliures d'art ont pour mandat d'examiner les reliures d'art reçues dans le cadre du Programme d'acquisition de reliures d'art de BAnQ et de formuler des recommandations quant à l'acquisition par achat d'une ou de plusieurs reliures d'art. Les membres ont aussi le mandat d'évaluer le coût d'acquisition de chacune des œuvres à la lumière du prix demandé par les artistes ou par les éditeurs et de la valeur relative du marché.
Les recommandations de tous ces comités d'acquisition doivent être approuvées par le directeur général de la conservation.
La composition des comités, les qualités des membres et la durée de leur mandat, le fonctionnement et les responsabilités des comités ainsi que les responsabilités de BAnQ à l'égard des comités sont décrits dans la Procédure de développement des collections patrimoniales.
4.3 Programme de numérisation
Un programme de numérisation annuel s’appuyant sur les principes de développement d’une collection numérique énoncés au point 4.1 est élaboré. C’est sur la base de ces principes que se font la sélection et la priorisation des documents à numériser.
4.4 Sélection des documents à numériser
Critères de sélection
Le processus de sélection peut être basé sur un ou plusieurs critères, mais il n’est pas nécessaire qu’un document respecte tous les critères pour qu’il soit sélectionné.
Les critères sont :
- valeur culturelle ou historique;
- rareté ou caractère unique;
- droit d’auteur permettant la numérisation et la diffusion ou autorisation de numériser et de diffuser;
- demande réelle ou « appréhendée » des usagers;
- possibilité d’utiliser les documents à des fins pédagogiques, par exemple pour l’enseignement de l’histoire, de la littérature, des sciences ou d’autres domaines du savoir;
- condition d’un document qui se détériore;
- fait qu’un document risque de ne plus être lisible en raison de l’obsolescence des formats et des supports, par exemple dans le cas des enregistrements sonores et audiovisuels;
- diversification de l’offre numérique afin de répondre aux intérêts de différents publics.
Dans certains cas, BAnQ peut sélectionner des documents déjà numérisés et diffusés par d’autres institutions.
Responsabilités :
- Le personnel professionnel désigné de la Direction générale de la conservation, de la Direction générale de la diffusion et de la Direction générale des archives sélectionne les documents à numériser pour le programme de numérisation;
- les documents sélectionnés sont soumis à un comité interne qui en valide le choix et qui établit les priorités de numérisation;
- le personnel de la Direction des affaires juridiques est responsable de la libération des droits permettant la numérisation des œuvres protégées.
4.5 Numérisation
- Tous les documents doivent faire l’objet d’un traitement descriptif minimal facilitant le repérage, l’exploration et l’exploitation.
- Les documents sélectionnés pour la numérisation font l’objet d’une évaluation de leur état et sont réparés ou consolidés si requis.
- La numérisation peut se faire à l’interne ou à l’externe selon les analyses de coûts, les équipements disponibles, l’urgence du projet, la quantité de documents à numériser ou les exigences de conservation ou de diffusion des documents.
- La numérisation respecte, dans la mesure du possible, les meilleures règles et pratiques en vigueur tant sur les plans national qu’international, qui sont exposées dans le Recueil de règles de numérisation publié par BAnQ en collaboration avec la Bibliothèque nationale de France et le Musée canadien de l'histoire.
- La numérisation est faite à un niveau de résolution suffisant pour restituer tous les détails significatifs, dans son intégralité et au plus près du document original dans son état au moment de la numérisation, et ce, sans l’améliorer. Le fichier résultant sera considéré comme un substitut authentique et fidèle du document original et aussi comme un fichier de référence pour créer des versions modifiées, améliorées ou à basse résolution.
- Des métadonnées techniques, administratives, descriptives, juridiques et de préservation, associées aux documents numérisés, sont créées et enregistrées pour chacun des documents numérisés en vue d’en assurer le repérage, la gestion informatique et la conservation.
- De manière générale, les documents textuels font l’objet d’une opération automatique de reconnaissance optique de caractère afin de récupérer le texte et de le réexploiter dans une interface de recherche en texte intégral.
4.6 Diffusion
- Tous les documents numérisés sont mis en ligne sur le portail de BAnQ dans le respect des droits d’auteur consentis à BAnQ.
- Les documents numérisés sont valorisés dans les outils de diffusion de BAnQ, notamment dans le catalogue des documents publiés et dans l’outil de recherche dans les archives.
4.7 Conservation
Les fichiers numérisés sont conservés de façon pérenne selon les pratiques en vigueur à BAnQ.
4.8 Partenariats
La valorisation des documents numérisés s’insère dans les réseaux et les partenariats nationaux, internationaux et de la francophonie. Les documents numérisés peuvent être rediffusés, revalorisés et réutilisés dans d’autres bibliothèques numériques ou outils Web, dans le respect des droits applicables.
Les règles de numérisation et le programme de numérisation s’arriment avec les réseaux et partenariats nationaux, internationaux et de la francophonie auxquels BAnQ participe.
Haut5. Responsabilités
La mise en œuvre de la Politique de numérisation relève de la Direction générale de la conservation. Plus spécifiquement :
- la directrice générale de la conservation recommande l'adoption de la Politique de numérisation;
- le directeur de la numérisation :
- met à jour la Politique de numérisation;
- assure la supervision, la planification et la mise en application de la Politique de numérisation.
Haut6. Mise à jour de la politique
La Politique de numérisation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec est tenue à jour conformément aux pratiques en vigueur en la matière au sein de BAnQ.
Haut7. Approbation et mise en œuvre
La Politique de numérisation est approuvée par la présidente-directrice générale de BAnQ, sur recommandation du Bureau de direction.
La Politique de numérisation de Bibliothèque et Archives nationales du Québec entre en vigueur le jour de son adoption par le conseil d'administration de BAnQ, sur la recommandation du comité consultatif sur les collections et les services.
31 janvier 2006
Modifiée le 24 septembre 2009
Mise à jour le 26 février 2015
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