Politique d'acquisition des biens et services de Bibliothèque et Archives nationales du Québec

1. Énoncé de principe

La politique d’acquisition des biens et services de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, ci-après « BAnQ », vise l’établissement d’orientations générales institutionnelles en matière d’approvisionnement afin de garantir que les transactions avec les marchés s’effectuent de manière uniforme, rationnelle et transparente tout en favorisant l’atteinte des objectifs de BAnQ.

Haut2. Objectifs

Les objectifs de la présente politique sont les suivants :

• assurer la cohérence et l’uniformité des règles entourant l’approvisionnement des biens et des services de BAnQ;
• favoriser la concurrence entre fournisseurs dans un souci d’accessibilité, d’équité, d’efficacité et d’économie;
• gérer l’approvisionnement de façon transparente pour le bénéfice de tous les fournisseurs de BAnQ;
• garantir la reddition de comptes fondée sur l’imputabilité des gestionnaires;
• se préoccuper de développement durable et d’environnement;
• appliquer la réglementation gouvernementale en vigueur à laquelle est assujettie BAnQ.

Haut3. Champ d'application et assujettissement

• La politique vise toutes les activités d'acquisition de biens et services de BAnQ, quels que soient la forme ou le mode d’acquisition, ainsi que les sources de financement.
• La Politique de développement de la collection de prêt et de référence, la Politique d’acquisition des ressources documentaires de BAnQ, la Politique de développement de la collection patrimoniale de BAnQ, la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) et la Politique d’acquisition des archives privées ont préséance sur la présente politique relativement à l’acquisition des collections de prêt et de référence, des collections patrimoniales et des archives publiques et privées.
• La présente politique s’applique à tout le personnel de BAnQ.
• Seule la présidente-directrice générale de BAnQ, sur recommandation de la directrice générale de l’administration et des services internes, peut autoriser une dérogation à la politique.

Haut4. Principes directeurs

• BAnQ vise à acquérir, au moindre coût, des biens et services requis selon des spécifications précises de qualité, de fiabilité, de compatibilité et de quantité, dans le respect de la réglementation gouvernementale applicable à une société d’État.
• BAnQ favorise l’appel à la concurrence entre ses fournisseurs conformément aux règlements, aux procédures et aux directives en vigueur.
• BAnQ accorde des contrats d’approvisionnement, de construction et de services aux fournisseurs qui possèdent les compétences et attestations professionnelles requises, qui répondent aux exigences et spécifications de BAnQ et qui respectent les normes prévalant au sein de l’industrie ou du domaine visé.
• BAnQ administre ses contrats de façon uniforme et équitable vis-à-vis ses fournisseurs, en évitant tout conflit d’intérêts. Elle s’assure que les obligations de toutes les parties soient respectées.
• Toute réquisition supplémentaire de biens ou de services visé par un contrat dûment adjugé contenant un mécanisme de commande ouverte doit faire l’objet d’un avenant au contrat et non pas d’un bon de commande.
• Avant tout paiement pour des biens acquis ou des services rendus, BAnQ s’assure que le fournisseur n’est redevable d’aucune somme d’argent auprès du ministère du Revenu (Application des articles 31.1.1 et suivants de la Loi sur le ministère du Revenu).

Haut5. Partage des responsabilités

Les principales responsabilités en matière de décision, de recommandation, de mise en oeuvre et d’application de la présente politique sont les suivantes :

Conseil d’administration
Le conseil d’administration approuve les orientations, les objectifs et les principes directeurs en matière d’acquisition de biens et de services par BAnQ, les modalités de mise en œuvre faisant l’objet de procédures et directives administratives de BAnQ.

Présidente-directrice générale
La présidente-directrice générale adopte la présente politique, ses modifications et toute procédure s’y rapportant, sur recommandation de la directrice générale de l’administration et des services internes.

Elle nomme les secrétaires des comités de sélection de BAnQ formés lors de l’évaluation qualité/prix d’une offre de service avec prix à la suite d’un appel d’offres public.

De plus, elle autorise toute dérogation ou toute exception à la présente politique, ainsi que les cas d’exception prévus à la Loi sur les contrats des organismes publics, au Règlement sur les contrats d’approvisionnement des organismes publics, au Règlement sur les contrats de construction des organismes publics et au Règlement sur les contrats de services des organismes publics.

Comité de direction
Le comité de direction recommande à la présidente-directrice générale l’adoption des modifications à la présente politique, de même que ses procédures de mise en oeuvre.

Direction générale de l’administration et des services internes
La Direction générale de l’administration et des services internes est responsable de la mise en œuvre et de la surveillance de la présente politique et de ses procédures, ainsi que de l’adoption et de la surveillance des directives de mise en application se rapportant à la politique.

Direction des ressources financières
La Direction des ressources financières est responsable de la conformité du processus d’approvisionnement conformément à la politique, à ses procédures et à ses directives, ainsi que de la validation budgétaire des contrats.

Elle recommande à la directrice générale de l’administration et des services internes les procédures et les directives de mise en œuvre de la présente politique.

Service d’approvisionnement
Le service d’approvisionnement conseille les unités administratives de BAnQ dans la mise en œuvre de la présente politique, de ses procédures et de ses directives de mise en application.

Le service veille et s’assure que les appels d’offres de BAnQ, publics ou sur invitation, et que les contrats et les bons de commande de BAnQ, incluant les contrats de gré à gré, soient conformes aux règlements susmentionnés et à la présente politique.

Le service a un droit de regard dans le choix des fournisseurs invités lors d’un appel d’offres sur invitation et il peut ajouter à la liste transmise un ou des fournisseurs de son choix.

Le service tient et soumet les registres requis en vertu des règlements adoptés en vertu de la Loi sur les contrats (Lois du Québec, 2006, chapitre 29).

Haut6. Entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 1er octobre 2008.

Elle remplace, à compter de ce jour, la politique d’acquisition des biens et services alors en vigueur.

Adoptée le 16 septembre 2008