SAM – Porte-monnaie virtuel (PMV) des abonnés

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OBJET

a. Première déclaration du fichier	-
b. Modification du fichier déjà déclaré	oui
c. Destruction du fichier déjà déclaré	-
Date d'entrée en vigueur de la modification ou de la destruction (année-mois)	2013-03

 

IDENTIFICATION DE L'ORGANISME

1. Nom de l'organisme

Bibliothèque et Archives nationales du Québec

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

a. Nom, prénom	Lafrance, Isabelle
b. Titre	Directrice des affaires juridiques
c. Adresse au travail	475, boul. De Maisonneuve Est, Montréal
d. Code postal	H2L 5C4
e. Téléphone	514 873-1101 poste 3203

 

IDENTIFICATION DU FICHIER

3. Désignation

SAM - PMV

4. Date de création (année mois)

2013-03

5. Finalité(s) du fichier

a. En vue de l'application de la loi	-
b. En vue de l'application du règlement	-
c. En vue de l'application du programme	-
d. Pour la gestion interne de l'organisme	-
e. À des fins statistiques (cocher)	oui
z. Autre(s) fins(s) (spécifier)	Dossiers servant à la gestion des impressions et du porte-monnaie virtuel des abonnés.

 

6. Usage(s)

Dossiers servant à la gestion des impressions, du porte-monnaie virtuel des abonnés et à la réservation des postes multimédias de BAnQ.

7. Description

Dossiers d'abonnés comprenant le numéro de client, l'état du dossier, le solde, la consommation et les dernières transactions.

 

GESTION DU FICHIER

8. Supports physiques utilisés

a. Manuel (papier, carton, etc.)	-
b. Mécanique (microfiche, microfilm, etc.)	-
c. Informatique (disque, bande, etc.)	oui

 

9. Localisation

Le fichier est conservé dans un local unique : oui

10. Durée générale de conservation des renseignements

Actif : tant que le dossier est en vigueur; semi-actif : 2 ans; inactif : destruction

11. Une personne ou un organisme extérieur a accès au fichier à des fins de traitement

Non

 

COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS

12. Provenance(s) et modalité(s) de collecte des renseignements

Provenance(s) et modalité(s)	écrit	oral	les deux
a. La personne concernée	oui	-	-
b. Un membre du personnel	-	-	oui
c. Une autre personne physique	-	-	-
d. Un autre organisme public - remplir annexe 12.1	-	-	-
e. Une personne ou un organisme privé - remplir annexe 12.2	-	-	-

 

TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

13. Les renseignements versés au fichier sont transférés à une autre personne ou à un autre organisme

Non

14. Personnes principalement concernées par les renseignements

a. Les client(e)s de l'organisme	oui
b. Le personnel de l'organisme	-
c. Une autre catégorie de personnes	-

 

15. Nombre approximatif de personnes répertoriées

540 000

16. Type de renseignements

A. Inscrire, à partir du tableau ci-dessous (en B), la lettre correspondant au type principal de renseignements versés au fichier

F

B. Indiquer si ce fichier contient aussi les types de renseignements mentionnés dans le même tableau ci-dessous (coder les espaces appropriés)

a. Santé/services sociaux	-
b. Éducation	-
c. Emploi	-
d. Vie économique	-
e. Justice	-
f. Services aux individus	oui
g. Permis	-
h. Logement	-
i. Loisirs	oui
j. Organisations	-
k. Démographie	-
z. Autres (spécifier)	-

 

17. Liste des renseignements d'identité

a. Nom de famille actuel et prénom	oui
b. Nom de famille à la naissance	-
c. Nom et prénom (conjoint)	-
d. Nom et prénom (mère)	-
e. Nom et prénom (père)	-
f. Numéro matricule	-
g. Numéro d'assurance sociale	-
h. Numéro d'assurance-maladie	-
i. Numéro code permanent	-
j. Adresse permanente	-
k. Téléphone (résidence)	-
l. Nom de l'employeur	-
m. Adresse (travail)	-
n. Téléphone (travail)	-
o. Profession/titre/métier/classification	-
p. Emploi actuel/emplois antérieurs	-
q. Lieu de naissance	-
r. Date de naissance	-
s. Langue	-
t. Sexe	-
u. État civil	-
v. Citoyenneté/statut au Canada	-
w. Origine ethnique	-
x. Revenu annuel	-
y. Scolarité/formation/diplôme	-
z. Enfant(s)/personne(s) à charge	-
aa. Référence	-
bb. Association professionnelle/syndicale	-
bb. Appartenance religieuse	-
bb. Photographie	-
bb. Empreintes	-
bb. Caractéristiques physiques (yeux, taille, etc.)	-
bb. Autres (spécifier)	Numéro de client, mode de PMV, état du dossier, solde, consommation, dernières transactions, documents en cours d'impression.

 

ACCÈS ET RECTIFICATION PAR LA PERSONNE CONCERNÉE

18. Endroits(s) où la personne concernée peut s'adresser

a. Siège social	-
b. Succursale(s) (annexer les adresses et les numéros de téléphone)	Grande Bibliothèque, 475, boul. De Maisonneuve Est, Montréal (Québec) H2L 5C4 -- 514 873-1100

19. Les mesures de contrôle de l'identité du requérant (spécifier)

Carte d'abonné de BAnQ ou une preuve de résidence ET une preuve d'identité au choix :

• Preuves de résidence : Bulletin scolaire ou relevé de notes, certificat d'immatriculation, document officiel (fédéral, provincial ou municipal), compte de service public, permis de conduire, taxes scolaires ou municipales, document officiel d'une institution bancaire ou de crédit.
• Preuve d'identité : Bulletin scolaire ou relevé de notes, carte valide Accès-Montréal, carte d'assurance-maladie, carte valide de cégep, carte valide d'école secondaire, certificat d'immatriculation, certificat d'immigration, carte valide d'une société de transport, carte valide d'université, document officiel (fédéral, provincial ou municipal), permis de conduire, taxes scolaires ou municipales, passeport.

 

ACCÈS PAR LE PERSONNEL DE L'ORGANISME

20. Le personnel ayant accès au fichier

Indiquer les catégories de personnel qui ont accès au fichier dans l'exercice de leurs fonctions

• Par unité administrative si toute l'unité administrative a accès au fichier;
• ou par corps d'emploi ou fonction(s) si une partie seulement de l'unité y a accès. ( Pour répondre à cette question, consultez le guide explicatif disponible en téléphonant à la Commission au 418-528-7741 ou 1-888-528-7741)

Personnel du service aux usagers des comptoirs de service / Administrateurs du système SAM.

 

MESURES DE SÉCURITÉ

21. Il existe des règles, des politiques ou des procédures écrites relatives aux mesures de sécurité

Oui

22. Mesures de sécurité utilisées

A. Pour un fichier manuel ou mécanique

1. Contrôle des entrées/sorties de personnes	-
2. Contrôle physique des installations	-
3. Contrôle à l'utilisation du fichier	-
4. Contrôle physique des locaux	-
5. Contrôle des procédures	-
9. Autres (spécifier)	-

 

B. Pour un fichier informatique (consulter le guide pour plus de précisions)

1. Contrôle préventif de l'accès au fichier	oui
2. Journaux de vérification des données	oui
3. Vérification de l'intégrité du personnel	-
4. Règles et pratiques de vérification de programme	-
5. Règles et pratiques de vérification du fichier	-
6. Procédures d'élimination de données	-
7. Mesures en matière de matériels et de programmes	oui
9. Autres (spécifier)	-

 

ANNEXE 11.1 LISTE DES PERSONNES OU ORGANISMES AYANT ACCÈS AU FICHIER À DES FINS DE TRAITEMENT

1. Nom	-
2. Adresse	-
3. Mandat	-

 

ANNEXE 12.1 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UN ORGANISME PUBLIC

1. Nom	-
2. Adresse	-
3. No-décret (année, no)	-
4. Renseignements recueillis	-

 

ANNEXE 12.2 COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PROVENANT D'UNE PERSONNE OU D'UN ORGANISME PRIVÉ

1. Nom	-
2. Adresse	-
3. Renseignements recueillis	-
4. Fréquence	-

 

ANNEXE 13.1 TRANSFERT DE RENSEIGNEMENTS À L'EXTÉRIEUR DE L'ORGANISME

1. Nom	-
2. Adresse	-
3. No-décret (année, no)	-
4. Renseignements transférés	-