À propos de BAnQ
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À propos de BAnQ
BAnQ est un organisme public assujetti à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (« Loi sur l’accès »).
Conformément à cette loi, BAnQ a adopté des règles encadrant sa gouvernance en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels qui prennent la forme de politiques et de directives, notamment la Politique en matière d’information et de protection des renseignements personnels. Ces règles sont approuvées par le comité sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels et peuvent être consultées à la page Politiques et réglements.
La Loi sur l’accès vous confère, entre autres, les droits suivants :
BAnQ rend disponibles différents documents ou renseignements visés par le Règlement sur la diffusion de l’information et sur la protection des renseignements personnels. Les liens suivants vous offrent un accès direct à ces documents et renseignements.
Pour plus de détails sur l’accès aux documents ou la protection des renseignements personnels, vous pouvez consulter le site Internet de la Commission d’accès à l’information du Québec, à cai.gouv.qc.ca.
Pour faciliter la formulation de votre demande écrite, vous pouvez utiliser :
Accès aux documents des organismes publics
Pour être recevable, votre demande doit être suffisamment précise pour permettre de repérer le document recherché. Au besoin, BAnQ peut vous assister à cet effet. Votre demande peut être écrite ou verbale.
Par ailleurs, les documents demandés doivent exister. BAnQ n’est pas tenue de préparer un nouveau document pour répondre à une demande. Pour être admissible, une demande doit porter sur un document ne requérant ni calcul ni comparaison.
Renseignements personnels
Une demande de communication ou de rectification de renseignements personnels ne peut être considérée que si elle est faite par écrit par une personne physique justifiant de son identité.
Vous pouvez faire une demande de rectification dans les deux situations suivantes :
Votre demande écrite ou verbale doit être communiquée à la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels à BAnQ, dont les coordonnées sont les suivantes :
Anne Milot,
Secrétaire générale et directrice des affaires juridiques
Bibliothèque et Archives nationales du Québec
475, boulevard De Maisonneuve Est
Montréal (Québec) H2L 5C4
Courriel : acces@banq.qc.ca
Téléphone : 514 873-1101 poste 6582
BAnQ dispose d’au plus 20 jours civils suivant la date de réception d’une demande pour y répondre. Toutefois, ce délai peut être prolongé de 10 jours, si nécessaire.
Le traitement des demandes est gratuit. Cependant, s’il faut reproduire des documents, des cassettes audio, des disquettes, des rubans magnétiques, des microfilms ou des plans, des frais de reproduction peuvent être exigés en vertu du Règlement sur les frais exigibles pour la transcription, la reproduction et la transmission de documents et de renseignements personnels. BAnQ vous informera à l’avance des frais que vous devez acquitter, le cas échéant.
BAnQ a notamment pour mission d'assurer la conservation des archives publiques, d'en faciliter l'accès et d'en favoriser la diffusion, ainsi que de promouvoir la conservation et l'accessibilité des archives privées. La plupart des documents versés ou déposés à des fins de conservation à BAnQ sont accessibles. Toutefois, certains peuvent faire l'objet d'une restriction à la consultation.
Pour vérifier si le document recherché est conservé par BAnQ et, le cas échéant, s'il est visé par une restriction à la consultation, veuillez consulter Advitam, l'interface de recherche et de diffusion des Archives nationales. Vous avez besoin d'aide pour naviguer dans l'instrument de recherche ou pour trouver un document? En tout temps, vous pouvez consulter l'aide en ligne ou poser une question à un archiviste.
Pour présenter une demande d'accès à un document provenant d'un fonds d'archives, vous devez remplir le formulaire de demande d'accès [Word - 98 Ko] et le transmettre à la personne responsable de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels à BAnQ.
Si vous êtes dans l'incapacité de remplir ce formulaire, communiquez avec nous.
Un organisme public peut communiquer au conjoint ou à un proche parent d'une personne décédée un renseignement personnel qu'il détient concernant cette personne, si la connaissance de ce renseignement est susceptible d'aider le requérant dans son processus de deuil et que la personne décédée n'a pas consigné par écrit son refus d'accorder ce droit d'accès.
Pour faire une demande, consultez la section Comment formuler une demande.
Nous vous encourageons à transmettre une plainte à la personne responsable de la protection des renseignements personnels si vous pensez que vos renseignements personnels ont été traités de façon inappropriée. Une plainte en matière de protection des renseignements personnels peut porter sur la cueillette, la conservation, l'utilisation, la communication ou la destruction des renseignements personnels.
Pour obtenir des précisions sur les recours qui s'offrent à vous, consultez la section Recours devant la Commission sur le site Internet de la Commission d'accès à l'information du Québec.
L'organigramme détaille la structure administrative de BAnQ. Vous pouvez ainsi savoir qui prend les décisions en matière de gestion des programmes et des services qui vous sont offerts. Vous y trouverez aussi les noms et les titres des membres du personnel de direction ou d'encadrement.
Le plan de classification est un outil de référence qui facilite le classement et le repérage des dossiers et des documents. Prenant appui sur une structure hiérarchique et logique, allant du général au particulier, il est constitué de rubriques faisant état des activités de BAnQ. Par le fait même, il permet l'exercice du droit d'accès à l'information.
La description des services offerts, des programmes et des formulaires vous permet de connaître les services de BAnQ ainsi que la marche à suivre pour y avoir accès.
BAnQ ne détient pas de registres publics.
L'inventaire des fichiers de renseignements personnels vous permet de savoir s'il est possible que BAnQ conserve des renseignements personnels à votre sujet.
Le Registre des communications de renseignements personnels trace un portrait de la circulation des renseignements personnels détenus par BAnQ.
Voir Document 3, à venir (en cours d'alimentation par les équipes)
Les lois, règlements, politiques, codes d'éthique, codes de déontologie, procédures de pratiques opérationnelles et autres documents normatifs régissent toutes les décisions prises à BAnQ.
Les études, rapports de recherche et rapports statistiques présentant un intérêt pour l'information du public vous permettent de prendre connaissance des activités de BAnQ. Il s'agit de documents traitant d'aspects de la mission de l'institution ou de sujets médiatisés ou auxquels la population s'intéresse.
Les documents déposés par BAnQ aux fins d’une séance publique de l’Assemblée nationale ou de l’une de ses commissions ou sous-commissions sont accessibles sur le site de l’Assemblée nationale.
Pour y accéder, il faut sélectionner une session précise ou « Toutes les sessions » à l’aide du menu déroulant sous Choisir une session pour afficher les documents voulus, puis inscrire « Bibliothèque et Archives nationales du Québec », sous Faire une recherche par mots clés dans les documents déposés.
Afin d'assurer un accès à l'information plus simple et ouvert pour toute la population, BAnQ diffuse, comme l'exige le Règlement sur la diffusion de l'information et sur la protection des renseignements personnels, les documents transmis dans le cadre d'une demande d'accès, accompagnés de la décision anonymisée de la personne responsable de l'accès aux documents, à l'exception de ceux contenant des renseignements personnels, des renseignements à caractère confidentiel fournis par un tiers ou des renseignements ayant des incidences sur l'administration de la justice ou la sécurité publique.
La diffusion des renseignements relatifs aux contrats, prévue à la Loi sur les contrats des organismes publics, correspond à l'objectif du gouvernement du Québec de rendre compte de façon plus transparente des processus d'attribution de contrats, de la bonne utilisation des fonds publics ainsi que du traitement équitable des concurrents. Ces renseignements sont publiés dans le système électronique d'appel d'offres (SEAO).
BAnQ doit aussi diffuser des renseignements spécifiques par rapport à certains autres types de contrats :
L'objectif de transparence du gouvernement du Québec s'applique aussi à la rémunération du titulaire d'un emploi supérieur à BAnQ.
Vous pouvez accéder aux renseignements relatifs aux dépenses encourues par BAnQ en ce qui a trait aux :
Aucun véhicule de fonction n'est utilisé par un membre du personnel de BAnQ, y compris les titulaires d'un emploi supérieur.
BAnQ ne tient aucune activité de réception et d'accueil qui soit couverte par les Règles sur les réceptions et les frais d'accueil (R.R.Q. 1981, chapitre A-6, r. 24).
